Kontraktstyring til Shopware 6: Opret, administrer og lad kontrakter blive accepteret digitalt direkte i shoppen

Kontrakter er en del af hverdagen i e-handel – administrationen ofte ikke. Handelsbetingelser, databehandleraftaler, serviceaftaler eller leasingbetingelser: I de fleste Shopware-shops sendes kontrakter via e-mail, lægges i mappestrukturer og følges op manuelt. Det koster tid, er fejlbehæftet og næsten ikke revisionssikkert i tilfælde af tvister.

Med vores nye plugin Kontraktstyring til Shopware 6 bringer du hele kontraktprocessen direkte ind i din Shopware-administration – fra oprettelse over kundetildeling til digital accept i kundekontoen. Uden eksterne værktøjer, uden mediebrud.

I dette indlæg kan du læse, hvad pluginnet kan, hvem det er egnet til, og hvordan du bruger det i praksis.

Kort opsummeret: Pluginnet Kontraktstyring gør det muligt at oprette kontrakter direkte i Shopware-administrationen, stille dem til rådighed som PDF og lade kunder acceptere dem digitalt i kundekontoen – inklusive revisionsstyring, individuel kundetildeling og interne medarbejderkontrakter.

Problemet: Kontraktadministration uden system

Den, der driver en onlineshop, arbejder regelmæssigt med kontrakter. I B2B-området hører databehandleraftaler (DBA), tekniske og organisatoriske foranstaltninger (TOF), service- og vedligeholdelseskontrakter eller leasingaftaler til den daglige forretning. I B2C-området er opdaterede handelsbetingelser, særlige brugsbetingelser eller medlemskontrakter relevante.

I praksis opstår de samme problemer igen og igen:

Disse problemer berører ikke kun store B2B-shops. Også mindre shops, der regelmæssigt skal opdatere deres handelsbetingelser eller kommunikere særlige brugsbetingelser, støder hurtigt på grænserne for manuelle processer.

Løsningen: Kontraktstyring direkte i Shopware 6

Pluginnet Kontraktstyring fra SYNERGY NETWORKS udvider Shopware-administrationen med et komplet kontraktstyringsmodul. Via det nye menupunkt Indhold → Kontraktstyring opretter, administrerer og udgiver du kontrakter – direkte i den velkendte Shopware-administration.

Dine kunder ser de kontrakter, der er tildelt dem, transparent i kundekontoen. Der kan de se kontraktteksten, downloade dokumentet som PDF og – hvis det er konfigureret af shopejeren – acceptere kontrakten digitalt. Pluginnet logger automatisk accepttidspunktet, kontraktversionen og de tilhørende kundeoplysninger.

Funktioner i overblik

Frit definerbare kontrakttyper

Kontrakttyperne fastlægges i plugin-konfigurationen og kan defineres helt frit. Typiske anvendelsestilfælde:

Flere kontrakttyper oprettes ganske enkelt ved at adskille dem med semikolon i konfigurationen. De tilgængelige typer står derefter til rådighed som valgmuligheder ved oprettelse af kontrakten.

Digital accept i kundekontoen

Kunder ser deres tildelte kontrakter i et eget menupunkt „Kontrakter" i kundekontoen. Der vises kontrakttitel, aktuel revision, status (accepteret / ikke accepteret) og tidspunktet for den seneste visning. Afhængigt af konfigurationen skal kunden aktivt bekræfte kontrakten – med et klik på „Accepter".

Pluginnet dokumenterer til hver accept: tidspunktet, kontraktversionen, kundenummeret og de tilhørende kundedata. I Shopware-administrationen vises under Indhold → Accepterede kontrakter et komplet overblik over alle accepterede kontrakter.

Revisionsstyring

Kontraktændringer er uundgåelige i den daglige forretning. Pluginnet afspejler denne proces via revisioner:

1. Administratoren foretager ændringer i kontraktteksten og beskriver ændringerne i stikord.
2. Via „Opret ny revision nu" udgives den opdaterede version.
3. Efter udgivelse kan en revision ikke længere ændres eller slettes – det garanterer den revisionssikre dokumentation.
4. Kunder gøres automatisk opmærksomme på den ændrede version i kundekontoen og skal acceptere den på ny.

Vigtigt: Revisionsfunktionen skal aktiveres ved oprettelse af en kontrakt. Denne indstilling kan ikke ændres efterfølgende – det er bevidst udformet sådan for at sikre kontraktprocessens konsistens og retssikkerhed.

Individuel kundetildeling

Som standard modtager alle shopkunder en oprettet kontrakt. Via funktionen „Særlig kundetildeling" kan kontrakter målrettet tildeles enkelte kunder. Det er særligt relevant for B2B-shops, hvor ikke alle kunder får de samme kontraktbetingelser.

Kundevalget sker via et bekvemt overblik med filterfunktioner (kundenummer, navn, firma). Tildelingen træder i kraft med det samme efter lagring.

PDF-generering med branding

Hver kontrakt kan udskrives som et professionelt PDF-dokument. PDF-konfigurationen omfatter:

• Layout: Sideretning (stående), format (A4), valgfri sidehoved/sidefod, sidenummerering
• Branding: Firmalogo, firmanavn, adresse, telefon, e-mail, hjemmeside
• Forretningsdata: Skattenummer, skattekontor, CVR-nummer, bankforbindelse (IBAN/BIC), direktør
• Filnavn: Valgfrit præfiks og suffiks til filnavnet på den genererede PDF

Derudover tilbyder pluginnet to pladsholderfunktioner: SYN_Date indsætter automatisk den aktuelle dato i formatet dd.mm.åååå. SYN_User indsætter automatisk kundedataene (navn, firma, faktureringsadresse) i kontraktteksten.

Bemærkning til PDF-forhåndsvisningen: Pladsholdere som SYN_User opløses ikke i admin-forhåndsvisningen, da der på dette tidspunkt ikke er tildelt en konkret modtager. Opløsningen sker først i kundekontoen, så snart kontrakten er tildelt en person.

Interne kontrakter for medarbejdere

Udover kundekontrakter understøtter pluginnet også kontrakter med systembrugere. Medarbejderkontrakter, interne retningslinjer eller aftaler kan administreres direkte i Shopware-administrationen og målrettet tildeles enkelte medarbejdere. Disse kontrakter vises ikke i shoppens kundekonto, men i admin-dashboardet hos de tildelte medarbejdere.

Via et rollekoncept styrer administratorer tilladelserne:

Pluginnet udvider desuden brugeradministrationen med adressefelter (gade, postnummer, by), som automatisk overføres til medarbejderkontrakter via pladsholderen SYN_User.

Hvem er pluginnet egnet til?

B2B-shops

Hovedmålgruppen: B2B-shopejere, der regelmæssigt indgår kontrakter med erhvervskunder. DBA, TOF, vedligeholdelseskontrakter og individuelle aftaler kan administreres centralt og målrettet tildeles enkelte erhvervskunder. Den revisionssikre dokumentation skaber retssikkerhed ved kontraktændringer.

B2C-shops

Også B2C-shops har gavn af pluginnet – for eksempel ved digital levering af opdaterede handelsbetingelser. Når forretningsbetingelser ændres, kan shopejere oprette de nye handelsbetingelser som kontrakt og få dem bekræftet digitalt af deres kunder. Accepten dokumenteres, og ændringerne i forhold til den tidligere version vises transparent.

Shops med internt kontraktbehov

Virksomheder, der også ønsker at administrere medarbejderkontrakter, databeskyttelsesretningslinjer eller interne aftaler centralt, kan bruge funktionen til systembruger-kontrakter – alt sammen inden for den eksisterende Shopware-infrastruktur.

Praksiseksempel: Opdatering af handelsbetingelser for en B2C-shop
En onlineshop opdaterer sine handelsbetingelser på grund af ændrede fortrydelsesbetingelser. I stedet for at sende en massemail og håbe på, at kunderne bemærker ændringen, opretter shopejeren de nye handelsbetingelser som kontrakt i pluginnet, opretter en revision med beskrivelsen „Fortrydelsesvejledning opdateret" og udgiver den. Alle kunder ser ved næste login i kundekontoen en notits om de ændrede handelsbetingelser og kan bekræfte dem digitalt. Shopejeren har en komplet, tidsstemplet dokumentation af alle accepter.

Installation og opsætning: Trin for trin

Trin 1: Installer plugin

1. Åbn Udvidelser → Mine udvidelser i Shopware-administrationen.
2. Installer eller opdater pluginnet Kontraktstyring.
3. Aktivér pluginnet.
4. Ryd cachen helt og genindlæs administrationssiden.

Trin 2: Konfigurer grundindstillinger

Under Udvidelser → Mine udvidelser → Kontraktstyring konfigurerer du:

• Salgskanal: Hvilken salgskanal konfigurationen skal gælde for
• Kontrakttyper: Dine typer adskilt med semikolon (f.eks. Handelsbetingelser;DBA;Vedligeholdelseskontrakt;Leasing)
• Standard-salgskanal til PDF: Den kanal, der bruges til PDF-generering
• Logning: Valgfrit – opretter interne log-poster om kontrakthandlinger

Trin 3: Opret første kontrakt

Via Indhold → Kontraktstyring → Opret ny kontrakt opretter du en kontrakt. Her vælger du:

• Titel og type på kontrakten
• Kontrakt med shopkunder: Om kontrakten vises i kundekontoen
• Accept påkrævet: Om kunder aktivt skal bekræfte kontrakten
• Aktivér revisioner: Om kontraktændringer dokumenteres via revisioner
• Særlig kundetildeling: Om kun bestemte kunder ser kontrakten

Vigtigt: Admin-indstillingerne (kontrakt med shopkunder, accept påkrævet, revisioner, kundetildeling) kan ikke ændres efter oprettelse af kontrakten. Denne bevidste begrænsning sikrer, at kontraktprocesser forbliver konsistente og retssikre. Hvis der er behov for en anden konfiguration, skal der oprettes en ny kontrakt.

Trin 4: Konfigurer kontrakttekst og PDF

Indtast kontraktteksten via den integrerede editor og konfigurer PDF-indstillingerne med logo, layout og forretningsdata. Ved flersprogede shops skal kontraktteksten gemmes separat én gang for hvert sprog.

Trin 5: Udgiv

Ved aktiverede revisioner bliver kontrakten synlig i kundekontoen ved klik på „Opret ny revision nu". Uden revisioner er kontrakten tilgængelig straks efter aktivering.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er pluginnet Kontraktstyring til Shopware 6?

Pluginnet Kontraktstyring er en udvidelse til Shopware 6, som gør det muligt for shopejere at oprette, administrere og stille kontrakter digitalt til rådighed for deres kunder i kundekontoen – direkte i Shopware-administrationen. Kunder kan der se kontrakter, downloade dem som PDF og acceptere dem digitalt. Pluginnet dokumenterer accepttidspunkter, versioner og kundeoplysninger revisionssikkert.

Hvilke kontrakttyper er pluginnet egnet til?

Pluginnet understøtter frit definerbare kontrakttyper. Typiske anvendelsestilfælde er handelsbetingelser, DBA (databehandleraftale), TOF (tekniske og organisatoriske foranstaltninger), vedligeholdelseskontrakter, leasingkontrakter, medlemskontrakter og interne medarbejderaftaler. Kontrakttyperne oprettes i plugin-konfigurationen adskilt med semikolon.

Er pluginnet også egnet til B2C-shops?

Ja. Selvom pluginnet er udviklet særligt til B2B-shops, har også B2C-shops gavn af det – for eksempel ved digital levering og bekræftelse af opdaterede handelsbetingelser eller særlige brugsbetingelser. Accepten dokumenteres revisionssikkert.

Kan kontrakter kun tildeles bestemte kunder?

Ja. Via funktionen „Særlig kundetildeling" kan kontrakter målrettet tildeles enkelte kunder. Uden denne mulighed modtager alle shopkunder som standard kontrakten. Udvælgelsen sker via et filtrerbart kundeoverblik i administrationen.

Hvad sker der ved kontraktændringer?

Ændringer afspejles via revisionsstyringen. Administratoren opretter en ny revision med en beskrivelse af ændringerne. Kunder gøres automatisk opmærksomme på den ændrede version i kundekontoen og skal acceptere den på ny. Udgivne revisioner kan ikke ændres efterfølgende, hvilket sikrer den revisionssikre dokumentation.

Kan interne medarbejderkontrakter også administreres?

Ja. Pluginnet understøtter kontrakter med systembrugere. Disse vises ikke i shoppens kundekonto, men i admin-dashboardet hos de tildelte medarbejdere. Via et rollesystem (SynCmViewer til kun-læse og SynCmEditor til redigering) styres tilladelserne.

Hvordan udskrives kontrakten som PDF?

Pluginnet genererer PDF'er med individuelle indstillinger for logo, layout, forretningsdata og sidenummerering. Pladsholdere som SYN_Date (aktuel dato) og SYN_User (kundedata som navn, firma, faktureringsadresse) indsættes automatisk. PDF-konfigurationen sker pr. kontrakt i Shopware-administrationen.

Er pluginnet flersproget?

Ja. Kontrakttekster kan gemmes separat for hvert sprog, der er aktivt i shoppen. Er der ikke lagret tekst for et sprog, vises automatisk teksten fra kildesproget (f.eks. tysk). Kontraktteksten skal dog gemmes én gang pr. sprog, for at Shopware genkender oversættelsen som fuldstændig.

Hvorfor kan bestemte indstillinger ikke ændres efterfølgende?

Indstillinger som „Kontrakt med shopkunder", „Accept påkrævet", „Aktivér revisioner" og „Særlig kundetildeling" fastlægges ved oprettelsen og kan ikke ændres derefter. Dette sikrer, at kontraktprocesser forbliver konsistente, sporbare og retssikre. Hvis der er behov for en anden konfiguration, skal der oprettes en ny kontrakt.

Dokumentation og support

En komplet trin-for-trin-dokumentation med skærmbilleder og udførlig FAQ finder du i vores vidensbase:

→ Åbn dokumentation for Kontraktstyring

Til individuelle tilpasningsønsker eller tekniske spørgsmål står vi som Shopware Extension Partner siden 2014 gerne til rådighed:

• E-mail: sales@synergy-networks.de
• Telefon: 0345 96 39 78 0
• Hjemmeside: www.synergy-networks.de